Trong bối cảnh tự chủ tài chính và sự mở rộng của các loại hình dịch vụ Y tế kỹ thuật cao và chuyên sâu trong lĩnh vực y tế công và tư tại Việt Nam, chi phí cho chăm sóc y tế đang ngày càng tăng lên một cách nhanh chóng như hiện nay, các nhà cung cấp dịch vụ y tế, các phòng khám, bệnh viện ngày càng chịu áp lực để giảm thiểu chi phí mà vẫn phải đảm bảo gia tăng chất lượng dịch vụ và nâng cao an toàn người bệnh, giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân, và giảm thiểu các sai sót y khoa và các vụ kiện tụng liên quan. Thời gian từ lúc bệnh nhân bước vào bệnh viện đến khi hoàn tất quá trình khám bệnh, việc đưa ra các quyết định điều trị và các cận lâm sàng phù hợp đã trở thành thước đo chính cho sự cải tiến trong dịch vụ y tế.

Tập đoàn Toyota đã phát triển các nguyên lý hệ thống để chỉ ra những vấn đề tương tự trong việc chế tạo xe ô tô. Trong những năm đầu của thập niên 1980s, Takashi Osada, nhà sáng lập Toyota đã thiết lập nên cách thức ứng dụng 5S vào trong kinh doanh. Năm 1999, 5S được mô tả là 1 kỹ thuật gồm 5 bước để thiết lập và duy trì chất lượng của môi trường làm việc trong một tổ chức. Việc thực hiện 5S sẽ giúp nơi làm việc được tổ chức tốt, giúp cho các nhân viên phân biệt được các điều kiện bình thường và không bình thường để từ đó giúp làm giảm sai sót và chi phí, và để duy trì môi trường làm việc an toàn. Nội dung cốt lõi là cung cấp những gì cần thiết, vào thời gian cần thiết và ở nơi cần thiết (đúng vật, đúng thời điểm và đúng nơi). 5S là một trong những công cụ trong nguyên lý hệ thống quản lý của Toyota với tên gọi là “triết lý tinh gọn” – Lean methodology. Các nhà thực hành Lean đồng ý rằng 5S chính là nền tảng của Lean. Mục tiêu ban đầu của 5S là làm gia tăng hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Sau nhiều thập kỉ phát triển bởi các nhà sản xuất ô tô, việc ứng dụng phương pháp tinh gọn, bao gồm 5S giúp gia tăng tốc độ sản xuất, chất lượng và an toàn. Nhiều đơn vị y tế đã ứng dụng 5S để cải thiện tính hiệu quả trong công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

Ý nghĩa của 5S

Việc triển khai 5S đơn giản là các hoạt động thông qua việc làm giảm các sự lãng phí và các hoạt động không cần thiết, các hoạt động không mang lại lợi ích. Nó cũng giúp ích trong việc cải thiện chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc và mức độ an toàn. Vì vậy, 5S là hoạt động chính trong Kaizen và hướng tới Quản lí chất lượng toàn diện – TQM.

5S được áp dụng để tạo ra bước chuyển biến để cải thiện môi trường làm việc và khuyến khích, tạo động lực làm việc cho nhân viên trong bệnh viện. 5S bao gồm một chuỗi các hoạt động cần được thực hiện một cách hệ thống với sự tham gia của toàn thể nhân viên trong bệnh viện. Các hoạt động 5S nên được thực hiện theo hình thức tham gia thực sự để cải tiến chất lượng của cả môi trường làm việc và các dịch vụ được cung cấp cho bệnh nhân.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC THỰC HIỆN 5S

Các giá trị mang lại từ 5S

1. Lợi ích cho bệnh nhân

Vậy những gì việc thực hiện năm bước của 5S có thể mang đến cho người bệnh? Có nhiều lợi ích cho người bệnh. Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ sẽ:

• Ít xảy ra sai sót trong lâm sàng.
• Giúp người bệnh không phải chờ đợi điều trị quá lâu.
• Hoạt động ít tốn kém hơn và giúp giảm chi phí y tế.
• Mang đến một cảm giác khỏe mạnh, giúp ích cho tinh thần của người bệnh và nhân viên y tế.

2. Lợi ích cho nhân viên y tế

• Tạo cơ hội để nhân viên y tế đưa ra những ý kiến sáng tạo về cách tổ chức và vận hành nơi làm việc.
• Tạo môi trường làm việc dễ chịu hơn cho nhân viên.
• Giúp nhân viên y tế thỏa mãn hơn trong công việc.
• Giúp nhân viên y tế xác định rõ hơn những gì đang muốn thực hiện, khi nào và ở đâu.
• Giúp nhân viên y tế giao tiếp và làm việc với mọi người dễ dàng hơn.

3. Lợi ích cho cơ sở khám chữa bệnh:

Cơ khám khám chữa bệnh cũng sẽ nhận nhiều lợi ích từ việc thực hiện 5S, như nâng cao chất lượng, giảm chi phí, giảm thời gian người bệnh chờ đợi điều trị, đẩy mạnh an toàn, xây dựng lòng trung thành của người bệnh, và thúc đẩy tăng trưởng tài chính cho đơn vị.

• Lợi ích 1: Không sai sót giúp chất lượng cao hơn
• Lợi ích 2: Không lãng phí giúp chi phí thấp hơn
• Lợi ích 3: Không chậm trễ có nghĩa là người bệnh không chờ đợi
• Lợi ích 4: Không rối loạn thúc đẩy sự an toàn
• Lợi ích 5: Không có những tình trạng bất thường giúp cho các quy trình làm việc luôn ở trạng thái sẵn sàng
• Lợi ích 6: Không có khiếu nại mang đến sự tự tin và tin tưởng tốt hơn
• Lợi ích 7: Không mệt mỏi sẽ hạn chế nhân viên nghỉ việc
• Lợi ích 8: Không thâm hụt giúp ổn định tài chính

4. Các lợi ích cho đơn vị y tế:

Lợi ích 1: Không sai sót –> chất lượng cao hơn

Các sai sót y khoa do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả việc sử dụng nhầm thuốc và điều trị nhầm bệnh nhân. Sàng lọc và Sắp xếp ngăn chặn các loại lỗi này. Hơn nữa, việc bảo quản thiết bị và môi trường làm việc sạch sẽ giảm “thời gian đi” cho việc tìm kiếm dụng cụ thất lạc. Những lợi ích này và các kết quả khác trong việc thực hiện 5S giúp gia tăng thời gian thăm khám tại giường bệnh và góp phần làm giảm những sai sót trong lâm sàng.

Lợi ích 2: Không lãng phí –> tiết kiệm chi phí

Luôn có quá nhiều lãng phí trong một cơ sở y tế. Thực hiện 5S có thể giúp loại bỏ các loại lãng phí sau đây:

• Lưu trữ vật tư nhiều quá mức cần thiết tại các nhà kho trung tâm
• Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ
• Mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc chờ đợi các thuốc hoặc thiết bị khó tìm.
• Lãng phí thao tác do các vật tự và trang thiết bị đặt ở các vị trí khó tiếp cận.

Lợi ích 3: Không chậm trể –> người bệnh không phải chờ đợi

Tại các cơ sở y tế không thực hiện 5S triệt để, thời hạn làm việc thì qua nhanh và người bệnh thì chờ đợi trong khi mọi người thì lại đang bận rộn cố gắng để nhớ những gì họ đã làm cho người bệnh trước đó, tìm kiếm trang thiết bị và vật tư, chờ đợi các bác sĩ thực hiện thăm khám, chờ đợi kết quả xét nghiệm … Thật là khó khăn khi bắt người bệnh phải chờ đợi do các vấn đề như: sự di chuyển lãng phí và quá nhiều sai sót và các khiếm khuyết cả về hành chính và lâm sàng. Khi các vấn đề này được loại trừ, các quy trình trở nên đáng tin cậy hơn và người bệnh được đối xử tốt hơn như họ mong muốn.

Lợi ích 4: Không rối loạn –> thúc đẩy an toàn

Tổn thương cho người bệnh hoặc đội ngũ nhân viên có thể xảy ra khi trang thiết bị, thuốc men, vật tư để trong các hành lang và khi các vật dụng được chất đống cao trong khu vực lưu trữ, hoặc khi các bề mặt nơi làm việc và thiết bị bị bao phủ bởi bụi và các chất bẩn khác.

Lợi ích 5: Không có những tình trạng bất thường –> các quy trình luôn ở trạng thái sẵn sàng

Khi công việc bảo dưỡng hàng ngày được tích hợp với nhiệm vụ làm sạch hàng ngày, nhân viên y tế sẽ phát hiện các sự cố trước khi chúng gây ra sai sót và trì hoãn trên lâm sàng. Bằng cách này, khu vực làm việc và trang thiết bị được chuẩn bị tốt hơn để sử dụng. Khu vực làm việc và trang thiết bị được bảo dưỡng tốt và sạch sẽ có nghĩa là các sự cố làm gián đoạn quy trình xảy ra ít hơn và việc chẩn đoán và sửa chữa khi sự cố xảy ra cũng dễ dàng hơn.

Lợi ích 6: Không khiếu nại –> sự tự tin và tin tưởng hơn

Những cơ sở y tế thực hiện 5S hầu như thoát được các sai sót và trì hoãn trên lâm sàng. Điều này có nghĩa là họ cũng thoát khỏi sự phàn nàn của người bệnh về chất lượng điều trị. Điều trị tại một nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ:

• Sẽ ít xảy ra các sai sót.
• Sẽ giảm chi phí.
• Không làm cho bệnh nhân chờ đợi.
• An toàn.

Lợi ích 7: Nâng cao tinh thần nhân viên –> hạn chế nhân viên nghỉ việc

Việc thực hiện 5S có thể giúp cải thiện đáng kể tinh thần nhân viên. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các nhân viên y tế hài lòng hơn với môi trường làm việc của họ sẽ ít có khả năng tìm kiếm việc làm ở nơi khác. Xét về chi phí, trung bình (tại Hoa Kỳ), mất hơn $80.000 để thay thế một y tá, điều này mang lại lợi ích về tài chính rất đáng kể cho đơn vị.

Lợi ích 8: Không thâm hụt –>  ổn định tài chính

Các cơ sở y tế không thể tăng doanh thu mà không cần đến việc cung cấp dịch vụ chăm sóc có chất lượng hoặc có được sự tin tưởng của người bệnh. Năm trụ cột của 5S cung cấp một nền tảng vững mạnh cho việc xây dựng chất lượng và niềm tin của người bệnh và kế đến, là lòng trung thành của người bệnh. Do đó, các cơ sở y tế với một nền tảng 5S vững chắc có nhiều khả năng trở nên ổn định về tài chính hơn.

Xây dựng BV “5S” không chỉ góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giảm nhiễm khuẩn bệnh viện mà còn tác động tích cực tới tâm lý người bệnh, người nhà bệnh nhân và cán bộ y tế. Với mục tiêu 100% khoa, phòng, trung tâm áp dụng “5S” và thực hiện tiêu chí cơ sở y tế xanh – sạch – đẹp, Bệnh viện Hữu nghị Đa khoa Nghệ An yêu cầu toàn bộ các khoa, phòng, trung tâm chiều thứ Sáu hàng tuần tổ chức tổng vệ sinh nơi làm việc; đoàn thanh niên của bệnh viện cũng tham gia phong trào vệ sinh, ít nhất một quý/lần tổ chức tổng vệ sinh toàn đơn vị. Đồng thời, BV xây dựng, cải tạo nhà vệ sinh đúng tiêu chuẩn, đảm bảo nhà vệ sinh hoạt động tốt, sạch sẽ, thông thoáng không có mùi hôi để phục vụ người bệnh, người nhà người bệnh liên tục 24/24 giờ và không thu phí. Các khoa phòng, trung tâm tích cực bổ sung cây cảnh để tạo mảng xanh, xoa dịu tâm lý. Các phòng bệnh, phòng thủ thuật, khu vực phẫu thuật, phòng làm việc nhân viên được sắp xếp gọn gàng, sạch đẹp.

Phòng Quản lý chất lượng, phòng điều dưỡng và khoa kiểm soát nhiễm khuẩn liên tục tổ chức việc giám sát, đánh giá, kiểm tra và hỗ trợ công tác thực hiện 5S và xanh sạch đẹp tại các khoa phòng. 5S đã và đang từng bước trở thành một phần của hoạt động thường ngày tại bệnh viện, từng bước góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng bệnh viện.

Bs Lê Đình Sáng, Phòng Quản lý chất lượng