Trong xu hướng các bệnh viện công lập tại Việt Nam ngày càng được trao quyền tự chủ nhiều hơn, các bệnh viện nói riêng cũng như các cơ sở chăm sóc sức khỏe nói chung đang chịu áp lực liên tục ngày càng lớn trong việc cải tiến chất lượng, nâng cao an toàn và hiệu quả của dịch vụ khám, chữa bệnh trong khi phải cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu suất. Mô hình Lean Six Sigma cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để đạt được các mục tiêu này thông qua việc loại bỏ lãng phí và biến thể từ các quy trình. Cả hai nguyên tắc và công cụ Lean và Six Sigma đều có thể giúp các bệnh viện hoạt động hiệu quả hơn và cải thiện kết quả của bệnh nhân.

Lean là gì?

Lean (Tiếng Việt tạm gọi là QUẢN TRỊ TINH GỌN) tập trung vào việc loại bỏ sự lãng phí khỏi các quy trình để cải thiện dòng chảy và tối ưu hóa các hoạt động giá trị gia tăng. Năm loại lãng phí chính được nhắm mục tiêu trong Lean là:

1. Sản xuất thừa – Sản xuất nhiều hơn những gì được yêu cầu ngay lập tức bởi quy trình tiếp theo.
2. Sản phẩm lỗi – Bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ khám, chữa bệnh nào không đáp ứng mong đợi của khách hàng.
3. Vận chuyển – Di chuyển các sản phẩm không thực sự bắt buộc phải di chuyển.
4. Chờ đợi – Bất cứ lúc nào một quá trình chờ hoạt động tiếp theo trong quy trình.
5. Hàng tồn kho không cần thiết – Nhiều hàng tồn kho (ví dụ vật tư tiêu hao, thuốc men, văn phòng phẩm, thiết bị Y tế,…) nhiều hơn mức cần thiết cho nhu cầu hiện tại.
6. Thao tác di chuyển không cần thiết – Bất kỳ sự di chuyển nào không cần thiết của một quy trình khám, chữa bệnh và thực hiện các thủ tục hành chính.

Các công cụ tinh gọn như lập bản đồ dòng giá trị, 5S, sự kiện Kaizen và Kanban giúp xác định và loại bỏ các lãng phí này để hợp lý hóa các quy trình. Khi áp dụng cho chăm sóc sức khỏe, các nguyên tắc Lean có thể chuyển đổi các thủ tục để giảm thời gian quay vòng, sai sót và các thủ tục giấy tờ không cần thiết đồng thời cải thiện năng lực và sử dụng nguồn lực.

Sáu Sigma là gì?

Sáu Sigma nhằm mục đích cải thiện chất lượng đầu ra của quy trình bằng cách xác định và loại bỏ các nguyên nhân gây ra lỗi và biến đổi trong các quy trình. Nó sử dụng cách tiếp cận xác định-đo lường-phân tích-cải thiện- kiểm soát (DMAIC) cùng với các công cụ thống kê để làm cho các quy trình không bị lỗi. “Sáu sigma” đề cập đến mục tiêu ít hơn 3,4 khiếm khuyết trên một triệu cơ hội.

Khi kết hợp với Lean, Sáu Sigma giúp chuẩn hóa các quy trình được sắp xếp hợp lý và thực hiện các biện pháp kiểm soát để duy trì các cải tiến và giữ cho sự thay đổi thấp theo thời gian. Điều này dẫn đến kết quả nhất quán hơn, chất lượng cao hơn cho bệnh nhân.

Lợi ích của Lean Six Sigma trong chăm sóc sức khỏe:

• Cải thiện chất lượng chăm sóc – Bằng cách giảm lỗi, chậm trễ và các biến thể điều trị không cần thiết.

• Tăng cường an toàn cho bệnh nhân – Thông qua việc loại bỏ các rủi ro và nguy cơ an toàn tiềm ẩn.

• Chi phí thấp hơn – Từ việc giảm lãng phí, biến thể, lỗi và quy trình trùng lặp.

• Sự hài lòng của nhân viên cao hơn – Khi các quy trình trở nên hợp lý hơn và công việc có giá trị được tối ưu hóa.

• Sử dụng tài nguyên tốt hơn – Ít thời gian nhàn rỗi, hàng tồn kho và chuyển động giúp sử dụng con người và thiết bị tốt hơn.

• Các quy trình được tiêu chuẩn hóa, nhất quán – Lean Six Sigma cung cấp các khuôn khổ để ghi lại, thực hiện và duy trì các cải tiến.

Những thách thức mà các bệnh viện thường phải đối mặt khi áp dụng Lean Six Sigma

Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà các bệnh viện phải đối mặt khi triển khai Lean Six Sigma:

• Chống lại sự thay đổi – Nhân viên y tế có thể chống lại việc thay đổi các quy trình và quy trình làm việc đã thiết lập. Cần phải thay đổi tư duy và nhận được sự ủng hộ từ tất cả các cấp nhân viên.

• Thiếu nguồn lực – Nhiều bệnh viện đã bị hạn chế về thời gian và kinh phí. Thực hiện Lean Six Sigma đòi hỏi đầu tư vào đào tạo, huấn luyện và đầu tư cải thiện cơ sở hạ tầng.

• Khó xác định giá trị – Có thể khó xác định và đo lường giá trị từ quan điểm của bệnh nhân và nhà cung cấp trong các quy trình chăm sóc sức khỏe. Điều này làm cho việc xác định và loại bỏ lãng phí trở nên khó khăn hơn.

• Khó tiêu chuẩn hóa các quy trình – Các quy trình Y tế có xu hướng thay đổi và tùy chỉnh nhiều hơn cho từng bệnh nhân. Điều này làm cho tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình phức tạp hơn.

• Tính sẵn có và độ tin cậy của dữ liệu – Các bệnh viện thường thiếu hệ thống dữ liệu đáng tin cậy để thu thập dữ liệu cần thiết cho các dự án phân tích và cải tiến Lean Six Sigma. 

• Tuân thủ quy định – Chăm sóc sức khỏe là một ngành được quản lý chặt chẽ và bất kỳ thay đổi quy trình nào cũng phải đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và hướng dẫn khác nhau. Điều này làm tăng thêm sự phức tạp.

• Duy trì cải tiến – Rất khó để duy trì lợi nhuận Lean Six Sigma theo thời gian do các yếu tố như doanh thu nhân viên và khả năng chống lại việc duy trì các quy trình mới. Văn hóa tổ chức cần thực sự chuyển đổi.

• Tập trung vào cắt giảm chi phí, không phải chất lượng – Có nguy cơ Lean Six Sigma sẽ được xem chủ yếu là một sáng kiến cắt giảm chi phí, chứ không phải là một cách để cải thiện chất lượng và kết quả chăm sóc bệnh nhân.