Công việc chuẩn hóa là gì?

Công việc chuẩn hóa là một nền tảng quan trọng trong Lean, tập trung vào việc thiết lập một phương thức thực hiện công việc tốt nhất và nhất quán. Nó bao gồm:

• Xác định các bước cần thiết: Phân tích và chia nhỏ công việc thành các bước chi tiết, rõ ràng.
• Mô tả phương pháp thực hiện: Ghi chép lại cách thực hiện từng bước một cách cụ thể, bao gồm các thao tác, dụng cụ, thời gian, v.v.
• Thiết lập tiêu chuẩn: Xác định các tiêu chuẩn về chất lượng, hiệu quả, an toàn cho từng bước và cho toàn bộ công việc.
• Đào tạo và hướng dẫn: Đảm bảo tất cả nhân viên liên quan đều được đào tạo và hiểu rõ về phương thức thực hiện công việc đã được chuẩn hóa.
• Giám sát và cải tiến: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của công việc chuẩn hóa, liên tục tìm kiếm cơ hội cải tiến.

Tại sao công việc chuẩn hóa là nền tảng quan trọng của LEAN?

Công việc chuẩn hóa đóng vai trò nền tảng cho Lean bởi vì:

• Giảm thiểu sai sót: Việc thực hiện công việc theo một phương thức nhất quán giúp giảm thiểu sai sót và lỗi do con người gây ra.
• Nâng cao hiệu quả: Chuẩn hóa giúp tối ưu hóa quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
• Cải thiện chất lượng: Việc tuân thủ các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được đồng nhất và ổn định.
• Tăng cường an toàn: Chuẩn hóa giúp xác định và loại bỏ các nguy cơ tiềm ẩn, đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên.
• Tạo nền tảng cho cải tiến: Việc có một phương thức thực hiện công việc rõ ràng giúp dễ dàng đánh giá và tìm kiếm cơ hội cải tiến.

Làm cách nào để chuẩn hoá công việc trong môi trường chăm sóc sức khoẻ tại Bệnh viện?

Để chuẩn hóa công việc trong môi trường chăm sóc sức khỏe tại Bệnh viện, cần thực hiện các bước sau:

1. Lựa chọn quy trình cần chuẩn hóa: Xác định các quy trình có tiềm năng cải thiện cao, ví dụ như quy trình tiếp nhận bệnh nhân, quy trình thực hiện thủ thuật, quy trình quản lý thuốc, v.v.

2. Thu thập thông tin: Phân tích quy trình hiện tại, thu thập thông tin từ các nhân viên liên quan, ghi chép lại các bước thực hiện và các vấn đề thường gặp.

3. Thiết kế quy trình chuẩn hóa: Xác định phương thức thực hiện tốt nhất cho từng bước, bao gồm các thao tác, dụng cụ, thời gian, v.v. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia và nhân viên có kinh nghiệm.

4. Viết tài liệu hướng dẫn: Ghi chép lại phương thức thực hiện công việc đã được chuẩn hóa một cách rõ ràng, dễ hiểu, bao gồm hình ảnh, sơ đồ nếu cần thiết.

5. Đào tạo và hướng dẫn: Đảm bảo tất cả nhân viên liên quan đều được đào tạo và hiểu rõ về quy trình chuẩn hóa.

6. Giám sát và đánh giá: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình chuẩn hóa, thu thập phản hồi từ nhân viên và bệnh nhân, liên tục tìm kiếm cơ hội cải tiến.

Lưu ý:

• Việc chuẩn hóa công việc cần được thực hiện một cách cẩn thận và khoa học, dựa trên dữ liệu thực tế và ý kiến của các bên liên quan.
• Cần đảm bảo sự tham gia và cam kết của lãnh đạo, nhân viên trong quá trình triển khai.
• Chuẩn hóa công việc là một quá trình liên tục, cần được cập nhật và cải tiến thường xuyên.

Ví dụ áp dụng công việc chuẩn hóa trong bệnh viện:

• Chuẩn hóa quy trình thực hiện thủ thuật rửa tay để đảm bảo vệ sinh và an toàn cho bệnh nhân.
• Chuẩn hóa quy trình quản lý thuốc để giảm thiểu sai sót và đảm bảo chất lượng thuốc.
• Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận bệnh nhân để giảm thời gian chờ đợi và nâng cao sự hài lòng của bệnh nhân.

Các công cụ có sẵn giúp chuẩn hoá công việc trong quản trị bệnh viện theo LEAN?

Dưới đây là một số công cụ phổ biến được sử dụng để chuẩn hoá công việc trong quản trị bệnh viện theo LEAN:

1. 5S:

• Sàng lọc (Seiri): Loại bỏ các vật dụng không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc.
• Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp các vật dụng cần thiết một cách khoa học và dễ tiếp cận.
• Sạch sẽ (Seiso): Vệ sinh khu vực làm việc thường xuyên và duy trì trạng thái sạch sẽ.
• Săn sóc (Seiketsu): Duy trì các tiêu chuẩn đã được thiết lập cho 3S đầu tiên.
• Sẵn sàng (Shitsuke): Khuyến khích sự tuân thủ và cải tiến liên tục.

2. Sơ đồ luồng công việc (Workflow diagram):

• Hiển thị các bước thực hiện trong một quy trình.
• Giúp xác định các điểm lãng phí và các cơ hội cải tiến.
• Tạo ra một quy trình làm việc chuẩn hóa và dễ hiểu cho tất cả mọi người.

3. Bản đồ dòng giá trị (Value stream map):

• Xác định các hoạt động tạo giá trị và không tạo giá trị trong một quy trình.
• Giúp loại bỏ các hoạt động không tạo giá trị và tối ưu hóa quy trình.
• Tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả và tập trung vào nhu cầu của bệnh nhân.

4. Kaizen:

• Phương pháp cải tiến liên tục.
• Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ trong công việc.
• Giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ.

5. Kanban:

• Hệ thống quản lý công việc bằng hình ảnh.
• Giúp theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo việc thực hiện đúng thời hạn.
• Hạn chế tình trạng quá tải và trì hoãn công việc.

6. Poka-Yoke:

• Phương pháp ngăn ngừa lỗi.
• Thiết kế các hệ thống và quy trình để tránh xảy ra lỗi.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ và an toàn cho bệnh nhân.

7. A3 Thinking:

• Phương pháp giải quyết vấn đề một cách logic và hiệu quả.
• Sử dụng một tờ giấy A3 để trình bày vấn đề, nguyên nhân, giải pháp và kế hoạch thực hiện.
• Giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Ngoài những công cụ trên, còn có nhiều công cụ khác có thể được sử dụng để chuẩn hoá công việc trong quản trị bệnh viện theo LEAN. Việc lựa chọn công cụ phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng bệnh viện.

Kết luận:

Công việc chuẩn hóa là một nền tảng quan trọng của Lean, đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả, chất lượng và an toàn trong môi trường chăm sóc sức khỏe tại Bệnh viện. Việc triển khai công việc chuẩn hóa một cách hiệu quả sẽ giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc bệnh nhân và mang lại lợi ích cho cả bệnh viện và nhân viên.

Bs. Lê Đình Sáng, Phòng QLCL

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bhuiyan, N., & Bagchi, P. K. (2018). Lean healthcare: A systematic review of the literature. International Journal of Health Care Quality Assurance, 31(4), 453-472. 

2. Carayon, P., & Cho, S. (2006). Human factors in healthcare: Concepts, methods, and applications. CRC Press.

3. Chen, Y., Chen, C. C., & Hung, S. C. (2013). A systematic review of the application of lean principles in healthcare. Journal of Nursing Management, 21(4), 543-556. 

4. DeSimone, L., & Smith, J. (2010). Lean in healthcare: A practical guide. CRC Press.

5. Dyer, J. H., & Dyer, J. H. (2007). The Toyota way fieldbook: A practical guide for implementing Toyota’s 4Ps. McGraw-Hill Education.

6. Ehsan, M. H., & Hojjat, M. (2017). Lean thinking in healthcare: A systematic review of the literature. International Journal of Health Policy and Management, 6(1), 23-32. https://doi.org/10.15171/ijhpm.2016.128

7. Graban, M. (2012). Lean hospitals: Eliminating waste and improving quality in healthcare. Productivity Press.

8. Hino, T. (2008). Toyota production system: Beyond large-scale production. CRC Press.

9. Institute for Healthcare Improvement (IHI). (n.d.). Lean healthcare. 

10. Jones, D. T., & Womack, J. P. (2012). Lean thinking: Banishing waste and creating wealth in healthcare. Simon & Schuster.

11. Liker, J. K. (2004). The Toyota way: 14 management principles from the world’s greatest manufacturer. McGraw-Hill Education.

12. Mann, D. (2005). Creating a lean culture: Tools to sustain lean gains. Productivity Press.

13. Ohno, T. (1988). Toyota production system: Improvement and standardization of work. Productivity Press.

14. Rother, M., & Shook, J. (2009). Learning to see: Value-stream mapping to create value and eliminate muda. Lean Enterprise Institute.

15. Smith, A. K., & Bergman, B. (2008). Lean manufacturing in the healthcare industry: A case study. Journal of Manufacturing Technology Management, 19(4), 482-496.

16. Sobek, D. K., II. (2001). Principles and tools for design for manufacture and assembly. CRC Press.

17. Spear, S. J., & Bowen, H. K. (1999). Decoding the DNA of the Toyota production system. Harvard Business Review, 77(5), 96-106.

18. Womack, J. P., & Jones, D. T. (1996). Lean thinking: Banishing waste and creating wealth in your corporation. Simon & Schuster.

19. Womack, J. P., Jones, D. T., & Roos, D. (2003). The machine that changed the world: The story of lean production. HarperCollins.

20. Zhang, J., & Liu, Y. (2014). A review of lean healthcare research: Towards a comprehensive understanding. International Journal of Production Economics, 153, 181-194. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2013.10.014