Lean là gì?
“Lean” (Tạm dịch tiếng Việt là quản trị tinh gọn) là một phương pháp cải tiến quy trình và quan trọng hơn, Lean là một phong cách lãnh đạo và một hệ thống quản lý. Lean đã được các bệnh viện và hệ thống y tế chấp nhận từ những năm 1990, đặc biệt là trong 10 năm qua. Phương pháp Lean rất hiệu quả, nhưng nó không phải là một công cụ khắc phục nhanh.
Lean thúc đẩy cách suy nghĩ mới và văn hóa tổ chức khác, đòi hỏi sự thay đổi và tham gia của mọi người ở mọi cấp độ. Các phương pháp và công cụ thực tế được sử dụng trong khuôn khổ rộng lớn hơn này đã dẫn đến hiệu suất tốt hơn có thể đo lường được trong các lĩnh vực như an toàn, chất lượng, thời gian chờ đợi, chi phí và tinh thần của nhân viên trong các tổ chức chăm sóc sức khỏe trên khắp thế giới.
Lean không phải là thứ bạn chỉ cần thực hiện trong năm nay hay trong một vài năm ngắn ngủi. Lean là một cách tiếp cận mà bạn thực hành siêng năng, cải thiện và học hỏi nhiều hơn theo thời gian. Lean không có nghĩa là hoàn hảo hay hoàn toàn không có lãng phí, vì chưa từng có tổ chức nào đạt đến những tầm cao đó. Nhưng “Bệnh viện Lean” là nơi mà các nhà lãnh đạo có tư duy khiêm tốn, ham học hỏi và phong cách quản lý cho phép đổi mới các khía cạnh của việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và tạo ra một nền văn hóa cải tiến liên tục.
Tại sao các bệnh viện cần Lean?
Taiichi Ohno, một trong những người tạo ra Hệ thống Sản xuất Toyota, đã viết rằng các tổ chức phải “bắt đầu từ nhu cầu” và rằng “nhu cầu và cơ hội luôn ở đó.” Năm 2014, John Shook, Giám đốc điều hành của Viện Doanh nghiệp Lean và là người Mỹ đầu tiên làm việc cho Toyota tại Nhật Bản, cho biết chúng ta nên bắt đầu bằng câu hỏi, “Mục đích của sự thay đổi là gì và chúng ta đang cố gắng giải quyết vấn đề gì?” John Toussaint, MD, cựu CEO tại ThedaCare (Wisconsin), nhấn mạnh rằng hoạt động Lean phải “tập trung vào một…vấn đề quan trọng đối với tổ chức.” Ngày nay, nhu cầu về Lean trong chăm sóc sức khỏe là rất rõ ràng về các số liệu hiệu suất hoạt động kém và sự không hài lòng chung. Các bệnh viện cũng phải đối mặt với ngày càng nhiều áp lực và thách thức bên ngoài. Các bệnh viện làm được nhiều điều tuyệt vời, bao gồm cả việc cứu sống người bệnh nguy kịch. Tuy nhiên, một lãnh đạo cấp cao tại một bệnh viện đại học danh tiếng đã tóm tắt những thách thức nội bộ của họ bằng cách than thở rằng “chúng tôi có các bác sĩ đẳng cấp thế giới, phương pháp điều trị đẳng cấp thế giới và các quy trình hoàn toàn bị phá vỡ.
Vì vậy, làm thế nào một phương pháp được gọi là Lean có thể giúp các tổ chức chăm sóc sức khỏe? Lần đầu tiên nghe thấy từ này, mọi người có thể phàn nàn rằng họ đã thiếu nhân viên và không có đủ nguồn lực. Tất nhiên, Lean có nghĩa là có đủ nhân sự và nguồn lực phù hợp để thực hiện công việc có chất lượng theo cách không quá căng thẳng. Việc sử dụng thuật ngữ Lean hàng ngày và vô số tiêu đề trên báo củng cố những gì thường có ý nghĩa tiêu cực về việc không có đủ nguồn lực. Hãy yên tâm, cách tiếp cận được trình bày ở đây không phải là sa thải hàng loạt. Lean rất khác với các phương pháp “cắt giảm chi phí” truyền thống đã được thử nghiệm trong nhiều ngành, bao gồm cả chăm sóc sức khỏe. Ý tưởng về những sai sót “có thể ngăn ngừa được” cũng có thể gây ra sự hoài nghi, vì nhân viên và bác sĩ tin rằng họ đã cẩn thận hết mức có thể. Các bệnh viện sử dụng phương pháp Lean không cải thiện chất lượng bằng cách yêu cầu mọi người cẩn thận hơn mà họ cải thiện năng suất bằng cách yêu cầu mọi người chạy xung quanh nhanh hơn.
Lean là một bộ công cụ, một hệ thống quản lý và một triết lý có thể thay đổi cách tổ chức và quản lý bệnh viện. Lean là một phương pháp cho phép các bệnh viện cải thiện chất lượng chăm sóc cho bệnh nhân bằng cách giảm sai sót và thời gian chờ đợi, điều này cũng dẫn đến chi phí thấp hơn. Lean là một phương pháp hỗ trợ nhân viên và bác sĩ, loại bỏ các rào cản và cho phép họ tập trung vào việc cung cấp dịch vụ chăm sóc. Lean là một hệ thống củng cố tổ chức bệnh viện trong dài hạn—giảm chi phí và rủi ro đồng thời tạo điều kiện tăng trưởng và mở rộng. Lean giúp phá vỡ các rào cản giữa các “silo” phòng ban bị ngắt kết nối, cho phép các phòng ban khác nhau của bệnh viện (và các cơ sở trong hệ thống y tế) làm việc cùng nhau tốt hơn vì lợi ích của bệnh nhân.

Hệ thống y tế Lean tôn trọng và hỗ trợ nhân viên như thế nào:
◾ Tập trung vào sự an toàn và hạnh phúc của họ
◾ Đảm bảo mọi người có những gì họ cần để thực hiện công việc
◾ Không đặt mọi người vào một quy trình bị hỏng
◾ Không thúc đẩy cắt giảm chi phí thông qua sa thải nhân viên
◾ Không làm quá tải con người
◾ Có trình độ nhân sự phù hợp
◾ Giúp đỡ và hỗ trợ khi cần thiết
◾ Không đổ lỗi cho nhân viên y tế khi có lỗi hệ thống
◾ Cho phép mọi người làm việc có ý nghĩa
◾ Cho phép nhân viên làm việc theo cấp phép của họ
◾ Lắng nghe và thu hút mọi người cải tiến

Ai đó có thể hỏi làm thế nào các phương pháp Tinh gọn có thể giúp giải quyết các vấn đề dai dẳng hàng ngày mà rất nhiều ủy ban và nhóm đã cố gắng khắc phục. Lean không phải là viên đạn bạc, nhưng nó khác ở chỗ mọi người học cách xem xét các chi tiết của quy trình thay vì nhảy qua các vòng lặp giống nhau mỗi ngày. Những người thực hiện công việc giúp sửa chữa những thứ mà công việc thực sự được thực hiện, thay vì dựa vào các chuyên gia để cho họ biết phải làm gì. Lean giúp các nhà lãnh đạo thấy và hiểu rằng không phải các cá nhân bị hỏng mà chính hệ thống bị hỏng. Điều này xảy ra theo cách mà hệ thống thực sự có thể được sửa chữa, cải thiện hoặc phát minh lại theo từng phần nhỏ, có thể quản lý được, với các nhà quản lý và nhân viên làm việc cùng nhau. Phương pháp Lean cũng đòi hỏi nhân viên phải tiếp tục học hỏi và phát triển chuyên môn, vì lợi ích của chính họ và của tổ chức.

(Còn tiếp các phần sau)

Bản quyền thuộc tác giả: Mark Graban, Trong cuốn Lean Hospital 3rd edition. NXB CRC Press

Bs Lê Đình Sáng dịch